Zorgorganisaties in Zeeland willen stoppen met onnodige administratieve lasten. Vermindering Registratielast is een belangrijk thema binnen het regioplan ‘Samen houden we Zeeland gezond én de Zeeuwse zorg gezond’. “We gaan alleen kwaliteitsindicatoren registreren die écht waarde toevoegen voor zorgmedewerkers en cliënten”, zegt Janneke de Rooij, beleidsadviseur kwaliteit en innovatie bij ouderenzorgorganisatie SVRZ. “Daar word ik wel vrolijk van ja”, zegt wijkverpleegkundige Marit Heijnsdijk.
Aandacht aan cliënten
“Medewerkers in de zorg zijn veel tijd kwijt aan de administratie”, legt Janneke uit. “Ze hebben heel veel afvinklijstjes waarin ze soms per minuut moeten registreren wat ze doen. Sommige registraties zijn zinvol, maar er zijn er ook veel die niet nuttig zijn. Dat is frustrerend, omdat medewerkers die tijd en aandacht liever aan cliënten geven.” Ouderenorganisatie SVRZ heeft verschillende projecten lopen om die registratielast te verminderen. “We willen alleen de dingen registreren die minimaal noodzakelijk zijn voor goede zorg en de verantwoording naar de zorgverzekeraar en beroepsgroep. Minder administratie leidt tot meer tijd voor de cliënt en zorg en vermindert de werkdruk.”
Focus op wat ertoe doet
“We hebben bijvoorbeeld de zorgplancyclus ZorgThuis aangepast door de factchecker wijkverpleging ernaast te leggen”, zegt Janneke. “Deze factchecker geeft aan wat we wettelijk verplicht zijn te registreren en geeft tips voor het verminderen van administratieve lasten.” Als concreet voorbeeld noemt de beleidsadviseur van SVRZ het inkorten van de vragenlijst rondom risicosignalering. “Dat is een hele lange standaardlijst die we niet meer verplicht hoeven uit te vragen en bijhouden. We vertrouwen bij ZorgThuis op de deskundigheid en signalerende functie van onze zorgmedewerkers. In plaats van alles bijhouden omdat het lijstje erom vraagt, focussen we op wat ertoe doet. Medewerkers zijn capabel genoeg om zelf in te schatten wat de risico’s zijn en wat nodig is.”
Minder evalueren
Marit Heijnsdijk is wijkverpleegkundige bij SVRZ in Goes. Ze beaamt wat Janneke zegt. “Die signalerende rol pak je als wijkverpleegkundige automatisch op. Het is fijn dat je de vragenlijst erbij kan pakken als het nodig is, maar dat is goed dat het geen verplichting is.” Marit noemt als voorbeeld voor het verminderen van de administratie ook het terugbrengen van de evaluatie van de zorgplancyclus. Van twee keer per jaar naar één keer per jaar. “Voor cliënten in de Zorgverzekeringswet is één keer per jaar voldoende. Als het nodig is, evalueer je meerdere keren per jaar omdat het echt cliëntgerichte zorg is,” zegt Marit. “Op 40 cliënten scheelt mij dit jaarlijks veel tijd. Tijd die ik beter kan besteden aan cliënten en de zorg.”
Vragenlijsten digitaliseren
Naast alleen de dingen registreren die nodig zijn, is SVRZ ook bezig om zoveel mogelijk vragenlijsten te digitaliseren. “Nu is het nog zo dat zorgmedewerkers sommige vragenlijsten eerst invullen op papier en dan invoeren in het systeem, het Elektronisch Cliënt Dossier (ECD). Dat willen we allemaal digitaliseren, zodat je de vragenlijst digitaal kan oproepen als je bij de cliënt bent en daar invullen. Dat bespaart ook veel tijd aan administratie en zorgt voor meer tijd voor cliënten, minder werk- en regeldruk en daardoor meer werkplezier voor zorgmedewerkers.” Het begin is er, vindt wijkverpleegkundige Marit. “En er valt nog een wereld te winnen. Van aanmelding van een cliënt tot het opstellen van het zorgplan tot het echt leveren van de zorg. Er zitten nog zoveel klikjes en kopjes en registraties. Dat kan veel efficiënter en daarbij moeten de systemen ons ook in gaan ondersteunen.”
Actueel inzicht medicatie
Janneke noemt ook de Elektronische ToedieningsRegistratie (ETDR) als voorbeeld hoe SVRZ de registratielast voor zorgmedewerkers probeert terug te dringen. “ETDR zorgt ervoor dat de zorgmedewerker altijd de meest actuele gegevens over de medicatie van cliënten heeft. Voorheen moest je -als medicatie wijzigde- bellen naar de huisarts om papieren aftekenlijsten te ontvangen. Het nieuwe systeem zorgt voor een directe lijn met de apotheek en dus altijd het meest actuele overzicht. Ook het bestellen van medicatie is geautomatiseerd. Kortom, minder administratie, veiliger en sneller.” SVRZ pakt dit samen met huisartsen en apothekers op. Janneke: “Het werken met en aanpassen van het systeem vraagt iets in de hele zorgketen. Dat kunnen we als zorgorganisatie niet alleen en pakken we samen op. Uit de resultaten blijkt dat zorgmedewerkers tijd over houden én dat de kwaliteit van zorg stijgt. Dat geeft energie! De regio Zeeuws-Vlaanderen werkt er al mee; in de regio’s Oosterschelde en Walcheren gaan we er ook mee starten. Door de goede voorbeelden hopen we dat zoveel mogelijk zorgverleners gaan meedoen.”
Naast SVRZ zijn ook Adrz, ZorgSaam en Emergis gestart met projecten om registratielast te verminderen.